Zaman mı Yetmiyor, Enerji mi Dağınık? - Enerji Yönetimi Üzerine

Biliyorum, özellikle son bir kaç yıldır sık sık duyduğumuz bir kavram "zaman yönetimi". Kurumsal hayattan, özel yaşantımıza kadar en çok zorlandığımız şey "yetişememek". Haliyle, bu sorun bizi zaman yönetimi çözümlerine yönlendiriyor.

Öte yandan "zaman yönetimi" dendiğinde çoğu kişinin aklına ajandalar, listeler, planlar geliyor. Daha çok iş yapmak, daha verimli olmak, daha hızlı ilerlemek kavramları zaman yönetiminin asıl parçaları gibi düşünülüyor. Sanki yetiştirememenin çözümü sıkıştırmakmış gibi... Oysa sahip olduğumuz zamana daha fazlasını sıkıştırmaya çalıştıkça, yaptığımız işte hem verim hem de kalite düşüyor çünkü her şeyin üst üste bindiği bir ortamda her şey vardır, ama hiçbir şey layığını bulmaz.

Bu konuda uzun zamandır şunu çok net görüyorum:

Sorun zamanın yetmemesi değil. Sorun enerjinin yanlış yerlere akması.

Gün içinde saatler geçiyor, bir şeyler yapılıyor, toplantılara giriliyor, mesajlar yanıtlanıyor.

Fakat günün sonunda şu soru yankılanıyor çoğunlukla zihnimizde:

Bugün de çok koşturdum ama gerçekten önemli olan ne yaptım?

Bu his, zamanın azlığından değil; enerjinin dağınık kullanılmasından doğuyor.

Zaman Değil, Enerji Yönetimi

Zaman sabit. Bu noktada hepimiz mutabıkız. Herkesin günü 24 saat. Lakin gel gelelim, enerji öyle değil. Enerji gün içinde yükselir, düşer, bölünür, dağılır.

Zamanı değil, enerjiyi doğru yönetemediğimizde genellikle şu tablo ortaya çıkıyor:

Günün en enerjik saatlerinde, zihnimizi gerçekten bizim için önemsiz işlerle oyalıyoruz.

E-postaları düzenlemek, küçük detaylarla uğraşmak, yapılması kolay ama etkisi düşük görevleri aradan çıkarmak gibi... Dolayısıyla asıl mesele zaman değil, enerji yönetimi.

Asıl odak ve zihinsel berraklık gerektiren işleri ise, enerjimizin düştüğü saatlere bırakıyoruz. Sonra da bu işleri yaparken zorlanıyor, dikkatimizi toparlayamıyor ve erteleme döngüsüne giriyoruz.

İşte tam bu noktada şunlar başlıyor:

• Odaklanamama

• Erteleme

• Aynı işi defalarca baştan alma

• Gün sonunda zihinsel yorgunluk

Bu sorunlarla yüzleştiğimizde yapılan en büyük hata şu: Daha sıkı plan yapmaya çalışmak. Oysa bu yorgunluklar, plansızlıktan değil, enerjinin yanlış zamanda yanlış yerlere harcanmasından kaynaklanıyor.

Time Blocking Bir Planlama Değil, Enerji Kararıdır

Time Blocking (Zaman Bloklama Tekniği), uzun yıllardır zaman yönetimi alanında kullanılan bir yöntem. Temel olarak, günü belirli zaman bloklarına ayırarak her bloğa bir iş tanımlamayı önerir. Toplantı saatleri, odaklanma zamanları, e-posta yanıtları ya da molalar bu blokların içine yerleştirilir.

Pek çok kaynakta Time Blocking, “takvimi parçalara bölmek” ya da “günü önceden doldurmak” şeklinde anlatılır. Fakat burada önemli bir eksik var.

Çünkü takvimi bloklara ayırmak, tek başına düzen yaratmaz.

Eğer bu blokları oluştururken enerjinin gün içindeki doğal akışını hesaba katmıyorsak, plan kağıt üzerinde düzgün görünür ama zihinde karşılık bulmaz.

Asıl mesele şudur: Hangi işi, günün hangi enerji aralığında yapacağına karar vermek.

Zor ve zihinsel derinlik isteyen işler, enerjinin yüksek olduğu zamanları ister.

Daha rutin, mekanik ya da düşük odak gerektiren işler ise, enerjinin doğal olarak düştüğü zamanlara daha uygundur.

Enerji dikkate alınmadan yapılan Time Blocking, takvimi düzenler ama zihni yorar.

Bu yüzden zaman blokları aslında birer saat kararı değil, birer enerji kararıdır.

Önceliklendirme = Daha Az Şey Seçebilme Cesareti

Önceliklendirme ise çoğu zaman sadece “önemli–acil matrisi” gibi tekniklerle anlatılıyor. Fakat gerçek hayatta asıl zor olan tekniği oluşturmak değil, ona uygun seçimler yapmak.

Çünkü öncelik belirlemek demek:

• Bazı şeyleri ertelemeyi kabul etmek

• Bazı beklentilere “şimdi değil” demek

• Her şeye aynı anda yetişemeyeceğini kabullenmek demek.

Ve bu, zihinsel olarak hiç kolay değil.

Doğru önceliklendirme, yapılacaklar listesini kabartmak değil; yapılmayacakları da netleştirebilmektir.

Enerji burada da devreye girer çünkü enerjisi düşükken verilen kararlar, çoğu zaman pişmanlık üretir.

Günlük Akışı Hafifleten Küçük Bir Soru

Zaman yönetimiyle ilgili öğrendiğim en sade ama en etkili soru şu:

“Bugün enerjimi gerçekten nereye vermek istiyorum?”

Bu soru, yapılacaklar listesinden önce gelmeli. çünkü enerjinin yönü netleşmeden yapılan planlar, çok çabuk dağılıyor.

O yüzden ben enerjiyi doğru yönetmeyi, time blocking’i gerçekçi bir yaklaşımla kullanmayı ve önceliklendirme ilkelerini, günlük hayata uyarlama ekseninde ele alıyorum.

Bu konuda çalışırken önemli olan zamanı daha sıkı planlamaktan çok; enerjiyi doğru yere yönlendirmeyi, gün içindeki akışı sadeleştirmeyi ve gerçekten ilerleme hissi yaratan bir düzen kurmayı öğrenmek.

Neticede zaman yönetimi, daha fazla şeyi daha hızlı yapmakla ilgili değil. Neye, ne zaman ve hangi enerjiyle evet dediğimizle ilgili. Ve belki de daha önemlisi, neyi bilinçli olarak ertelediğimizle...

Gün içinde enerjimizin yönünü fark etmediğimizde, zaman da dağınık hissediliyor. Öte yandan enerjinin akışını okuyabildiğimizde, yapılacaklar azalmasa bile zihin hafifliyor.

Bazen düzen, daha sıkı planlardan değil; daha az ama daha doğru seçimler yapmaktan geliyor.

Bu konudaki atölye detaylarına dilerseniz buradan göz atabilirsiniz.